Een urenregistratie is meestal onvermijdelijk. Voor zzp-ers is urenregistratie bijvoorbeeld nodig om aan het urencriterium van de belastingdienst te voldoen. Daarnaast wordt een urenregistratie gebruikt om facturen op te stellen. Een ander voorbeeld is het in kaart brengen van de kosten voor projecten. Hieronder volgen 5 tips voor een snelle start van een effectieve urenregistratie voor jouw bedrijf!
Begin met een urenregistratie in Excel
Urenregistratie in Excel is uitermate geschikt om direct te beginnen omdat het opzetten van een urenregistratie in Excel heel eenvoudig en flexibel is.
Een nadeel van urenregistratie in Excel is dat het lastiger is om met meerdere personen een urenregistratie bij te houden in één spreadsheet. Daarnaast wordt bijvoorbeeld de maandelijkse rapportage bewerkelijk als er veel gegevens handmatig gecombineerd worden voor een totaal rapport.
Denk goed na over een structuur voor je urenregistratie
Stel jezelf eerst de vraag wat het doel van de urenregistratie is, bijvoorbeeld facturatie of inzicht in projectkosten. Neem vervolgens even de tijd om een overzichtelijke structuur op te zetten die de benodigde informatie bevat om aan het doel van de urenregistratie te voldoen. Tot slot is het belangrijk om met je collega’s de structuur van je urenregistratie te reviewen voordat je begint. Dit levert gegarandeerd een aantal goede verbeterpunten op.
Uren registreren met je team? Stap over op online urenregistratie
Er zijn veel online urenregistratiesystemen beschikbaar. Deze variëren van eenvoudige systemen voor alleen urenregistratie tot totaaloplossingen inclusief planningen en facturatie. Met online urenregistratie kun je op je mobiele telefoon uren registeren en worden rapporten automatisch centraal gemaakt. Daarnaast zijn online urenregistratiesystemen beter beveiligd dan een Excelbestand op een gedeelde drive.
Motiveer je werknemers om uren te registreren
Weinig mensen vinden het leuk om uren bij te houden. Het is daarom om belangrijk om uit te leggen waarom uren geregistreerd moeten worden. Leg daarom uit wat er gebeurd met de geregistreerde uren en waarom het een onmisbaar proces in je bedrijf is. Maak daarnaast het invoeren van uren zo eenvoudig mogelijk, vermijd lange en onduidelijke lijsten waar mensen uit moeten kiezen. Tot slot kun je kiezen voor urenregistratie via de mobiele telefoon om het invullen van uren nog makkelijker te maken.
Gebruik je urenregistratie om effectiever te werken
Een urenregistratie geeft een schat aan gegevens. Hiermee verkrijg je inzicht in de tijd die aan bedrijfsprocessen besteed wordt. Als bijvoorbeeld blijkt dat er veel tijd besteedt wordt aan het handmatig verwerken van gegevens, kan het de moeite waard zijn om deze processen te automatiseren. Het is dan veel beter duidelijk welke winst er te behalen valt met procesverbeteringen.
